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【必會】Excel辦公實用小技巧10則

時間:2017/9/27 7:47:30來源:作者:yanling瀏覽:1608 次

一.在Excel中巧寫月份

  月度報表的標題中常含有月份數值。筆者在工作中利用函數自動填寫月份,感覺十分方便。

  筆者使用Excel制作的一個報表(模板)標題是“?市?局?月份在職職工工資表”。這個表是當月修改,當月打印。所以,筆者采用以下兩個步驟輸入標題:

  1.將標題所占據的各單元格合并;

  2.在合并的單元格中輸入:=“煙臺市農機局”&MONTH(NOW())&“月份在職職工工資表”。

  這樣,每月編寫(修改)打印工資表時,函數MONTH()和函數NOW()便自動將機內的月份數返回并寫入標題中。

  另一個報表的標題是“?月份收入支出情況表”。與第一個工資表不同的是,此表編報、匯總并打印的是上一個月的收入/支出情況,所以不能直接套用工資表中對兩個函數的應用。筆者采用下述方法解決了這一問題,即在合并后的單元格中輸入:=IF(MONTH(NOW())=1,12,MONTH(NOW())-1)&“月份收入支出情況”。這樣,當1月份編報此表時,標題中自動顯示“12月份收入/支出情況表”;而在2~12月編報報表時,標題中自動顯示上月的月份數值,例如2月份編報的報表標題是“1月份收入/支出情況表”。

二.用Excel的圖表制作生成圖表的方法

  圖表可以用來表現數據間的某種相對關系,在常規狀態下我們一般運用柱形圖比較數據間的多少關系;用折線圖反映數據間的趨勢關系;用餅圖表現數據間的比例分配關系。運用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表,下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例,分別介紹其制作方法。

  (一)、柱形圖

  1.點擊“開始→程序→Microsoft Excel”,進入Excel工作界面,先制作統計表格,并拖拉選取要生成圖表的數據區。

  2.單擊“插入”工具欄中的“圖表”,顯示圖表向導第一步驟—圖表類型對話框,選擇圖表類型為柱形圖,單擊“下一步”。

  3.進入圖表向導第二步驟——圖表數據源,根據需要選擇系列產生在行或列,單擊“下一步”。

  4.進入圖表向導第三步驟——圖表選項,此時有一組選項標簽,用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標題、軸標題、網格線等,可根據個人生成圖表的需要選擇)。

  5.通常直接單擊“下一步”進入圖表向導第四

  步驟——圖表位置,在默認狀態下,程序會將生成的圖表嵌入當前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區分開,選擇新工作表項,在圖表1位置輸入新表單的名稱(本例使用默認狀態)。

  6.如果以上各步驟的操作發生錯誤,可按“上一步”按鈕返回重新選擇,完成圖表向導第4步驟操作后,如沒有錯誤,單擊“完成”按鈕,就生成了比較數據的柱形圖。

  (二)、折線圖

  在最終生成的柱形圖中,用鼠標右鍵單擊圖區域,顯示命令列表,從中選擇圖表類型選項,顯示圖表類型對話框,從對話框中選擇折線圖,單擊“確定”按鈕后就生成了反映數據趨勢的折線圖。

  (三)、餅圖

  同折線圖的生成步驟基本一樣,只要從“圖表類型”對話框中選擇“餅圖”,單出“確定”按鈕,就能生成反映數據比例分配的餅圖。

  說明:在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項目,可根據自己的愛好和需要,按照提示,選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。

三.在Excel中對特殊文字進行處理的方法

  你也許從不用Excel來完成短篇文章或報告(其實Excel也能做得很出色),但在Excel工作表中必然會遇到一些文字處理過程,因此,如何將文字內容安排妥當,將是一件重要的工作。除了常規的文字字體、字號、字型、顏色,下劃線、對齊的編輯處理外,還要注意以下幾項:

  1.自動換行

  當一個單元格的數據內容超過所設定的列寬時,可以要求自動換行(行高隨之改變)。步驟:

  (1)選中欲設定自動換行的單元格或范圍;

  (2)選中格式菜單單元格命令;

  (3)在[單元格格式]對話框中選中[對齊]標簽;

  (4)確認[自動換行]復進框并確定。

  2.強行換行

  同一單元格內,有些長數據或條列式內容必須強行換行才能對齊。方法是光標移到在需要換行的位置上同時按下Alt Enter鍵(使用強行換行時,系統會同時選擇自動換行功能)。

  3.文字旋轉

  工作表中有時需要直排或旋轉數據的方向。方法是在[單元格格式]對話框中選擇[對齊]標簽,再在[方向]框中選中所要的格式。

  4.文本類型的數字輸入

  證件號碼、電話號碼、數字標碩等需要將數字當成文本輸入。常用兩種方法:一是在輸入第一個字符前,鍵入單引號"'";二是先鍵入等號"=",并在數字前后加上雙引號"""。請參考以下例子:

  鍵入'027,單元格中顯示027;

  鍵入="001",單元格申顯示001;

  鍵入="""3501""",單元格中顯示"3501"。(前后加上三個雙撇號是為了在單元格中顯示一對雙引號);

  鍵入="9'30"",單元格中顯示9'30";

  5.上下標的輸入

  在單元格內輸入如103類的帶上標(下標)的字符的步驟:

  (1)按文本方式輸入數字(包括上下標),如103鍵入'103;

  (2)用鼠標在編輯欄中選定將設為上標(下標)的字符,上例中應選定3;

  (3)選中格式菜單單元格命令,產生[單元格格式]對話框;

  (4)在[字體]標簽中選中上標(下標)復選框,再確定

四.克隆Excel表格數據的方法

  (一)、克隆Excel表格

  在實際工作中應用的表格數據具有不同的特點,比如:一個表格的某一列數據與另一表格的數據相同;一個表格的某一行(列)數據相同;一個表格的某一行(列)數據呈等差(1、3、5、7、9)等特點;這數據的輸入當然可以直接輸入,但如果使用克隆功能可以大大提高數據輸入效率和數據的準確性。

  (二)、克隆Excel表格數據的方式

  數據的克隆可以在表格單元縱橫兩個方向上進行,在橫的方向上,可以向右克隆,即用最左邊的單元內容向右復制;也可以向左克隆,即用最右的單元內容向左復制。在縱的方向上,可以向下克隆,即用最上面的單元內容向下復制;可以向上克隆,即用最下面的單元內容向上復制。

  其克隆方式有四種:

  1.相同數據的克隆

  2.有特點數據的克隆

  3.自定義序列的克隆

  4.工作表間的克隆

  (三)、“克隆”Excel表格數據的操作過程

  1.相同數據的克隆

  首先確定克隆數據的范圍;其次打開頂行菜單的編輯項,點擊“填充”→選擇克隆的方向。

  2.序列數據的克隆

  在同列不同行輸入連續的數據或等比、等差數據。首先確定克隆的范圍輸入第一數據,其次打開頂行菜單編輯項→填充→序列;在圖2中選擇適合目標的選項。

  3.自定義序列的克隆

  Excel已定義了部分序列,但是實際工作中需要序列可能不存在,比如上級單位下屬單位名稱,這時需要自定義序列。

  自定義序列的操作步驟:首先打開頂行菜單工具項,選項→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。

  4.工作表間的克隆

  如果把當前工作表的內容復制到其他工作表中,操作步驟如下:首先確定同組工作表,按住“Ctrl”鍵同時點擊其他工作表,這樣就建立了同組坐標;其次打開頂行菜單編輯項,填充→至同組工作表→有全部、內容、格式三個選項,可任意選取。

五、有效性檢查的設置

  Excel 2000可以對單元格內的數據類型進行限制(例如,只能輸入整數、小數或時間等),并能核對輸入單元格的數據定義域,否則可以拒絕輸入或提出警告,這一功能稱之為“有效性檢查”。以小數(其它數據基本類似)的有效性檢查為例,其設置方法是:

  1.選中單元格或單元格區域。

  2.單擊“數據有效性”選單,打開“數據有效性”對話框。

  3.打開“設置”選項卡中的“允許”下拉列表,選中允許輸入的數據類型,本例應選中“小數”。

  4.在“數據”下拉列表中選擇所需的數據范圍邏輯,如介于、小于、大于或等于等,然后指定數據的上下限。如果你選擇的數據范圍邏輯為“介于”,就可以在“最小值”和“最大值”選項中輸入具體數值,還可以為它指定單元格引用或公式。

  5.如果允許數據單元格為空,則應選中“設置”選項卡中的“忽略空值”選項,反之則應將該選項清除。

  有效性檢查設置結束后,一旦輸入有效范圍以外的數據,回車后,Excel 2000就會彈出“輸入值非法”對話框,單擊“重試”按鈕,可修改已輸入的數據,單擊“取消”按鈕,可清除已輸入的數據。

  如果想取消對單元格或單元格區域的有效性檢查,只須按以上步驟打開“設置”選項卡,單擊其中的“全部清除”按鈕即可。

六、對輸入提示的有效性檢查

  用戶對單元格的作用認識不清,是導致數據輸入錯誤的常見原因。針對這種情況,Excel 2000可在用戶選中單元格時給予提示,從而減少輸入錯誤的發生率。輸入提示的設置方法是:

  1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區域。

  2.單擊“數據有效性”選單,打開“數據有效性”對話框中的“輸入信息”選項卡。

  3.選中“輸入信息”選項卡中的“選定單元格時顯示輸入信息”選項,在“標題”框內輸入提示的標題(可選),再在“輸入信息”框內輸入提示的詳細內容。

  4.完成后,單擊“確定”按鈕。

  此后,只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區域,Excel就會自動彈出“這是文本單元格,不能輸入數值!”提示框,對用戶的操作進行指導。

  如果想取消單元格或單元格區域的輸入提示,只須按以上步驟打開“輸入信息”選項卡,單擊其中的“全部清除”按鈕即可。

七、用“有效性檢查”設置出錯警告

  數據錄入錯誤幾乎是不可避免的,有效性檢查僅能查出輸入的數據是否有問題,但不能給出糾正的方法。對此,可以在進行有效性檢查的同時設置出錯警告,在數據錄入錯誤發生時提示用戶如何操作。出錯警告的設置方法是:

  1.選中需要顯示錄入出錯警告的單元格或單元格區域。

  2.單擊“數據有效性”選單,打開“數據有效性”對話框中的“出錯警告”選項卡。

  3.選中“輸入信息”選項卡中的“輸入無效數據時顯示出錯警告”選項,在“樣式”下拉列表中選擇“終止”、“警告”和“信息”三種警告方式之一。

  4.在“標題”框內輸入警告的標題(可選),再在“出錯信息”框內輸入發生錯誤的原因及糾正的方法。完成后,單擊“確定”按鈕。

  此后,只要在具有出錯警告的區域內輸入了錯誤數據,Excel就會按你設定的方式對用戶進行警告。

  取消出錯警告的方法與上述方法類似,也是先選中設置了出錯警告的單元格或單元格區域,打開“出錯警告”選項卡后,單擊“全部清除”按鈕即可。

八、用“有效性檢查”自動選擇輸入法

  在Excel數據錄入時,切換輸入法會大大影響錄入速度,為此,Excel 2000可以根據要輸入的內容自動切換輸入法。設置方法是:

  1.選中需要使用某種輸入法的單元格或單元格區域,再將該輸入法激活。

  2.單擊“數據有效性”選單,打開“數據有效性”對話框中的“輸入法模式”選項卡。

  3.在“輸入法模式”選項卡的“樣式”下拉列表中選擇“打開”選項,最后,單擊“確定”按鈕。

  此后,只要選中已設置輸入法的單元格,無論當前使用的是哪種輸入法,你需要的輸入法都會自動激活,用起來非常方便。

九.一次打印多個工作簿的技巧

  有時需要打印的工作表不在一個工作簿中,這樣只有頻繁地選擇打開、打印才能打印多個工作簿的內容,其實,我們也可以一次打印多個工作簿,但首先要將需要打印的所有工作簿存放在同一文件夾內。然后:

  1.單擊“文件”菜單中的“打開”命令。

  2.然后按住Ctrl 鍵,再單擊選定需要打印的每一個文件名。

  3.單擊[命令和設置]按鈕,然后單擊“打印”命令。這樣就可以一次打印多個工作簿的內容


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